Se anima a los miembros del público a participar en el proceso de toma de decisiones de Midpen enviando comentarios a la junta directiva, los comités de Midpen y los grupos de trabajo públicos.
Cómo enviar comentarios escritos
Para enviar un comentario antes de una reunión pública, utilice el formulario de comentarios a continuación. Este formulario en línea le permite seleccionar una próxima reunión, indicar su posición (a favor, en contra o neutral) y escribir su comentario.
Los comentarios escritos se incluirán como parte del acta de la reunión, pero no se leerán en voz alta durante la reunión; sin embargo, puede proporcionar comentarios orales, en persona o virtualmente, durante la reunión. Los comentarios escritos se compilarán con el paquete de la agenda y se cargarán en el Portal del archivo público del distrito dentro de los tres días siguientes a la reunión.
Para reuniones entre semana:
Los comentarios escritos recibidos menos de dos horas antes del inicio de una reunión se distribuirán a los miembros de la junta/comité/grupo de trabajo al comienzo de la reunión. Los comentarios recibidos más de dos horas antes del inicio de la reunión se proporcionarán a los miembros de la junta/comité/grupo de trabajo después de la reunión.
Para reuniones de fin de semana:
La hora límite para que se proporcionen comentarios escritos a la junta/comité/grupo de trabajo para una reunión de fin de semana (sábado/domingo) será las 5 p.m. del viernes anterior a la reunión. Cualquier presentación recibida después de las 5 p.m. del viernes se entregará a la junta/comité/grupo de trabajo después de la reunión durante el horario comercial.
Cómo proporcionar comentarios orales durante la reunión
Durante una reunión, se pueden hacer comentarios orales en persona o virtualmente para reuniones híbridas. Tenga en cuenta que es posible que no todas las reuniones tengan una opción virtual. El tiempo de comunicaciones orales al comienzo de la reunión permite comentarios públicos sobre temas que no están en la agenda de la reunión. Cada punto de la agenda también incluirá una convocatoria de comentarios públicos.
Para comentar en persona:
Para registrarse para hablar en una reunión a la que asistirá en persona, complete una tarjeta de orador, que se puede encontrar en la entrada de la sala de la junta, y entréguela al Secretario del Distrito. Por favor indique el número del tema de la agenda que desea abordar o el tema de su comentario. Cuando se llame su nombre durante el período apropiado de comentarios públicos, suba al podio, diga su nombre y hable por el micrófono para que todos los asistentes puedan escucharlo claramente. Se mostrará un cronómetro con el tiempo asignado; una vez que se acabe el tiempo, se le pedirá que complete su oración y vuelva a tomar asiento.
Para comentar virtualmente a través del audio de Zoom:
Si se puede acceder a la reunión a través de Zoom, el enlace de Zoom se puede encontrar en la agenda publicada. Para registrarse para hablar a través de Zoom, envíe el formulario de comentarios a continuación para cada tema sobre el que desee hablar. Tenga en cuenta que Midpen no utiliza la "función de levantar la mano" para recibir comentarios públicos. Asegúrese de que el nombre que indique en el formulario de comentarios coincida con el nombre que ingrese en Zoom para que el personal pueda identificarlo cuando sea su turno de hablar. Cuando lo llamen para hablar, active el micrófono. Se mostrará un temporizador con el tiempo asignado en la pantalla para ayudarle a realizar un seguimiento de su tiempo y, una vez que se acabe el tiempo, se le volverá a silenciar.
Para comentar virtualmente por teléfono:
Si se puede acceder a la reunión a través de Zoom, el número de teléfono y el ID de la reunión de Zoom correspondiente se pueden encontrar en la agenda publicada. Para registrarse para hablar en una reunión híbrida por teléfono, envíe el formulario de comentarios a continuación para cada tema sobre el que desee hablar. Proporcione su número de teléfono en el formulario para que el personal pueda identificarlo y permitirle hablar. Cuando se le solicite hablar, presione *6 para activar su sonido; limite sus comentarios al límite de tiempo asignado. El funcionario que preside o el secretario del distrito le notificará cuando su tiempo haya terminado y se le volverá a silenciar.
Tiempo asignado
A discreción del presidente, el tiempo asignado a cada individuo para comentarios públicos puede ser de hasta tres minutos. Tenga en cuenta que cuando hay un gran número de oradores, el presidente puede reducir el tiempo a menos de tres minutos para permitir que todos tengan la oportunidad de hablar. Además, si la sección de Comunicaciones orales de la agenda excede los 15 minutos, el presidente puede diferir las comunicaciones orales adicionales hasta un momento designado más adelante en la reunión.
Decoro de la reunión
Para garantizar que todos los miembros del público tengan acceso equitativo al proceso democrático y se sientan libres de participar, se aplican las siguientes reglas de decoro a todos los que asisten a una reunión pública:
- Trate a todos los oradores con respeto. Hablar en público no es una tarea fácil para muchos y se agradece la participación. El miedo a las burlas o aplausos puede desalentar la participación pública. El presidente puede pedir a aquellos cuyo comportamiento sea rebelde o perturbador que abandonen la reunión.
- Si bien puede parecer apropiado, si no valorado, aplaudir a un orador cuando se está de acuerdo con él, puede tener el efecto de silenciar a quienes tienen una opinión diferente. En todos los casos, absténgase de aplaudir después de que un orador concluya, incluso si está de acuerdo con sus comentarios.
- Todos los comentarios deben dirigirse al organismo y no a ningún miembro individual del mismo, al personal ni a ningún otro miembro del público.
- Los oradores y cualquier otro miembro del público no se acercarán al estrado en ningún momento sin el consentimiento previo del presidente. Si una persona desea presentar información escrita, puede entregársela al Secretario del Distrito u otro personal administrativo.
- El incumplimiento de las reglas de decoro de la reunión o el comportamiento que perturbe, interrumpa o impida el desarrollo ordenado de la reunión puede resultar en la expulsión de la reunión.